FÅ MER UT AV MØTENE !

Mange bedrifter har ikke utviklet noen strategi og policy for møteaktivitetene sine.

Bedrifter og organisasjoner kan styre sine kostnader for møter og konferanser mer effektivt. Dette bekreftes av en studie som det uavhengige undersøkelsesbyrået Resegeometri Nordic har gjennomført på oppdrag fra American Express Meetings & Events. Undersøkelsen ble utført i januar 2012 og omfatter beslutningstakere i 281 svenske bedrifter og organisasjoner. Studien viser at bedriftene ikke ivaretar muligheten til å redusere kostnadene og øke kontrollen. Dette til tross for at bedriftene og organisasjonene selv ser at de kan effektivisere møtene og konferansene sine. Styring mangler og det er ofte uklart hvor ansvaret ligger.

• Møtestrategi og møtepolicy mangler: Blant de beslutningstakerne som deltok, oppga 63 % at de ikke kjenner til bedriftens samlede kostnader for møter og konferanser. Hele 47 % av de spurte bedriftene har ikke utviklet noen strategi for møter og 58 % har ingen uttalt møtepolicy.
• Hvis det finnes en policy, er den ikke alltid så effektiv: Valg av konferansested er den hyppigst forekommende komponenten i møtepolicies og finnes hos 61 % av bedriftene som har en policy. Dette til tross for at destinasjonen ikke nødvendigvis har noen avgjørende betydning for kostnaden. Definerte kostnadsnivåer er kun med i 28 % og Direktiver om hvilke arrangører som skal benyttes nevnes bare hos 23 % av bedriftene som har en møtepolicy.
• Ved å bruke færre konferanseformidlere, reduseres kostnadene: Av bedrifter som jobber med konferanseformidlere, mener 40 % at det ligger et sparepotensial i å konsolidere til færre eller til én formidler. Det gjennomsnittlige sparepotensialet ved konsolidering til færre konferanseformidlere, er 8 %.
• Sparepotensialet utnyttes ikke: Til tross for at bedriftene er klar over sparepotensialet, oppgir hele 44 % at møter ikke er et prioritert område sammenliknet med andre kostnader. I 39 % av tilfellene skyldes det mangel på helhetsansvar i bedriftene for å arrangere og følge opp nettopp møteaktiviteter.

– Undersøkelsen viser at mange bedrifter ikke innser hvilke kostnader de har og hvilket sparepotensial som finnes for møter og konferanser, sier Michael Schüller, Vice President for Meetings & Events i American Express Europa. – Ledelsen i den enkelte bedriften bør utforme retningslinjer for hva møter og konferanser er til for og avklare hvilke budsjettrammer som gjelder, fortsetter Michael Schüller.