KONFERANSER

Hva er konferanse?
Begrepet omfatter alle møteformer. Emnene teambuilding, incentives og kick off er mer spesialiserte konferanseformer, se egne omtaler.
Varighet, beliggenhet og antall deltagere gjør det vanskelig å spesifisere en oppskrift for gjennomføring av et vellykket arrangement, men her skal du allikevel få de viktigste punktene.
Som et felles faglig møtested kan en godt planlagt konferanse løfte deltagernes kunnskapsnivå, øke interessen for valgte emner og lignende. En annen og minst like viktig del av konferansen er den sosiale omgangen deltagerne i mellom. For mange kan en fast årlig konferanse være det stedet de møter likesinnede og kan utveksle tanker og ideer. Nettverksbygging er blitt stadig viktigere, så det kan være lurt å ha dette i bakhodet under planleggingen.
En god konferanse krever:
Planlegning og organisering. Her fastsettes budsjett, valg av destinasjon/hotell, invitasjoner, transport, effekter(skjorter med logo, give-aways, trykksaker osv), foredragsholdere og faglig innhold, for å nevne noe. Når skal konferansen finne sted, hvor lenge skal den vare, og ved valg av lokaler er det spesielt viktig å ha løpende kontakt med hotellet så tilretteleggingen blir så god som mulig i forhold til bespisning, rominndeling, teknisk utstyr osv.
Utforming av program.Skal konferansen inneholde flere små møter og foredrag, eller velger du færre foredrag med alle til stede til samme tid? Hvor lenge skal foredragene vare, og ikke minst – hvor ofte og hvor lange skal pausene være.
Aktiviteter!
Den tradisjonelle konferanseformen med hotell, middag og dans til levende musikk holder ikke mål lenger. Det er forventet at man får med seg en eller flere gode opplevelser i løpet av en konferanse. Aktivitetsnivået blir valgt etter alder og kjønn på deltagerne for at de skal få mest mulig ut av aktivitetene.
Det finnes også en rekke profesjonelle firmaer som kan ta seg av planlegging og gjennomføring hvis du føler at oppgaven vokser deg over hodet. De fleste firmaer har ikke kapasitet til å ivareta konferanser og arrangementer – tillegg til de faste gjøremålene. Noen hoteller har eget konferansepersonale som er behjelpelige med det aller meste.